Cuánto cobra una consultora por tramitar una subvención: tarifa fija, mixta y comisión de éxito

Una entidad que pide presupuesto a tres consultoras para tramitar la misma subvención recibe tres respuestas que no se pueden comparar entre sí. Una da un precio cerrado, otra un porcentaje, la tercera una combinación de ambos. Y ninguna de las tres explica sobre qué se calcula ni qué pasa si la administración concede la mitad de lo solicitado.

Esta nota pone las tres modalidades una al lado de otra, con los rangos que el mercado español publica y el cálculo en euros para el tramo de importe en el que se mueve realmente el tercer sector.

Las tres modalidades que existen

1. Tarifa fija por expediente

Un importe cerrado por preparar y presentar la solicitud, se conceda o no. Es el modelo clásico de las gestorías y de buena parte de las consultoras generalistas.

• Quién asume el riesgo: la entidad. Paga igual si la resolución es denegatoria.
• Cuándo tiene sentido: cuando la convocatoria es de concesión prácticamente automática (ayudas regladas, no competitivas) o cuando la entidad tiene tasa de éxito histórica alta y prefiere un coste conocido de antemano.
• Su punto débil: el incentivo. Una consultora que cobra lo mismo con concesión que sin ella no tiene ninguna razón económica para desaconsejar una candidatura sin opciones.

2. Comisión de éxito (success fee)

Un porcentaje del importe efectivamente concedido. Si no hay concesión, no hay factura.

• Quién asume el riesgo: la consultora, que trabaja el expediente completo sin garantía de cobro.
• Cuándo tiene sentido: en concurrencia competitiva, que es el régimen de casi todas las convocatorias del tercer sector, y siempre que la entidad no pueda o no quiera comprometer dinero antes de saber el resultado.
• Su punto débil: sobre un importe alto, el porcentaje puede superar lo que habría costado una tarifa fija. Y obliga a leer con cuidado la base de cálculo.

3. Modelo mixto

Una cantidad fija por la preparación —menor que la tarifa fija pura— más un porcentaje reducido si se concede.

• Quién asume el riesgo: repartido.
• Cuándo tiene sentido: en expedientes de mucha carga técnica (fondos europeos, proyectos de I+D) donde el trabajo previo es tan extenso que ninguna consultora lo asume a riesgo completo.
• Su punto débil: es el modelo más difícil de comparar entre ofertas, porque cada consultora reparte el peso entre las dos partidas de forma distinta.

Qué rangos publica el mercado español

La primera dificultad es que casi nadie publica sus honorarios. De las consultoras de subvenciones con presencia relevante en España, la mayoría remite a presupuesto sin dar ninguna referencia. Entre las que sí publican un rango, las cifras convergen:

Tipo de ayuda	Comisión de éxito habitual
Subvención a fondo perdido	5 % – 15 % del importe concedido
Préstamo participativo o blando	en torno al 5 %
Deducciones fiscales y bonificaciones	hasta el 15 %
Señal de alarma	por encima del 20 %

A esos porcentajes se les suele añadir una tarifa fija de preparación, que es precisamente lo que convierte al modelo en mixto sin que se le llame así.

Dos advertencias sobre estas cifras. La primera: son rangos publicados por consultoras orientadas a empresa, no al tercer sector. La segunda: un porcentaje aislado no dice nada si no se sabe sobre qué se calcula y qué incluye.

El cálculo para el tramo real del tercer sector

Aquí está el problema de fondo. Buena parte de las consultoras que trabajan a éxito exige un importe subvencionable mínimo —50.000 € es un umbral frecuente— que deja fuera a la mayoría de asociaciones y fundaciones. Las convocatorias habituales del tercer sector se mueven entre 5.000 y 50.000 €.

Con una comisión del 12 % sobre el importe concedido, el coste real queda así:

Importe concedido	Comisión al 12 %	Queda para el proyecto
5.000 €	600 €	4.400 €
12.000 €	1.440 €	10.560 €
20.000 €	2.400 €	17.600 €
50.000 €	6.000 €	44.000 €
Denegada	0 €	—

La comparación honesta no es contra cero, sino contra el coste de hacerlo internamente. Preparar un expediente estándar consume entre 30 y 40 horas de trabajo del equipo, que se pagan igual si la solicitud se deniega. El cálculo completo, con la probabilidad de éxito incorporada, está en la nota sobre el ROI de tramitar subvenciones con una agencia.

Las cinco cláusulas que deciden el precio real

El porcentaje es lo que se negocia; estas cinco cláusulas son lo que se paga.

1. Base de cálculo. La comisión debe calcularse sobre el importe concedido, nunca sobre el solicitado. Si la administración concede 12.000 € de los 20.000 € pedidos, la comisión se calcula sobre 12.000 €.
2. Revisión a la baja. Si la administración reduce el importe en la resolución definitiva o tras la justificación, la comisión debería ajustarse en la misma proporción.
3. Subsanaciones. Los requerimientos de subsanación son frecuentes y consumen tiempo. Conviene que estén incluidos y no facturados aparte.
4. Mínimo de facturación. Una cláusula de importe mínimo convierte el modelo a éxito en una tarifa fija encubierta para las convocatorias pequeñas. Es el punto que más veces pasa desapercibido.
5. Justificación. Tramitar y justificar son dos encargos distintos. Presentar la solicitud es la mitad del trabajo; los errores de justificación son los que obligan a devolver dinero años después.

Hay una sexta comprobación que no depende de la consultora sino de la convocatoria: si los honorarios de gestión pueden imputarse a la propia subvención como gasto subvencionable. Muchas bases reguladoras los excluyen o los limitan dentro de los costes indirectos. Ese dato está en las bases y conviene leerlo antes de presupuestar, no después.

Qué modalidad conviene según el caso

• Convocatoria competitiva y entidad sin tesorería holgada: comisión de éxito. Es el escenario mayoritario en el tercer sector.
• Ayuda reglada de concesión casi automática: tarifa fija, que saldrá más barata.
• Fondo europeo o proyecto de I+D con memoria muy extensa: modelo mixto, porque a riesgo completo pocas consultoras lo aceptan.
• Entidad con tasa de éxito propia alta y equipo con tiempo: probablemente ninguna de las tres. Conviene hacerlo internamente y reservar el presupuesto para lo que el equipo no sabe hacer.

Este último caso es real y se dice poco: hay entidades a las que externalizar la tramitación no les compensa. Lo que casi ninguna sabe es su propia tasa de éxito histórica, que es el dato que decide.

Cómo trabaja Startidea

Startidea tramita subvenciones para entidades del tercer sector con comisión de éxito del 12 % sobre el importe concedido, sin coste si no se concede y sin importe mínimo de convocatoria. El análisis previo de encaje es gratuito y llega en 24-48 horas con un diagnóstico honesto de viabilidad, incluida la recomendación de no presentarse cuando no hay opciones.

El desglose completo de qué incluye el servicio, junto a la comparación con hacerlo internamente y con el Copiloto gratuito de alertas, está en la página de precios.

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Si tienes una convocatoria concreta sobre la mesa y quieres saber si merece la pena presentarse, cuéntala a Startidea. El análisis de encaje no tiene coste.