La subvención que no deberías pedir: cuándo decir que no es una decisión de tesorería

Hay una pregunta que se hace poco en el tercer sector: ¿esta subvención, una vez descontado todo lo que cuesta gestionarla, deja algo? La respuesta, bastantes veces, es que no. Y decirlo a tiempo —antes de presentarse, o al leer la resolución— no es falta de ambición ni falta de ganas. Es una decisión de tesorería, y tratarla como tal evita que una entidad sane termine descapitalizada por haber ganado algo que no le convenía ganar.

Esta nota es el reverso de el cálculo de ROI de tramitar subvenciones: ahí se explica cuándo compensa presentarse y externalizar la tramitación. Aquí se explica cuándo la respuesta correcta —incluso con el mejor gestor del mundo detrás— es no presentarse.

El coste que nadie mide: justificar, no solo solicitar

La mayoría de entidades calculan las horas que cuesta redactar una memoria y montar un presupuesto. Muy pocas calculan lo que cuesta justificar la subvención una vez concedida, que suele ser más caro que solicitarla.

Justificar una convocatoria estándar implica: recopilar y ordenar facturas, conciliar cada gasto con la partida presupuestaria aprobada, redactar la memoria de actuación, tramitar las modificaciones presupuestarias que casi siempre hacen falta, responder a requerimientos de subsanación y, en las convocatorias que lo exigen, pasar una auditoría de cuentas justificativa.

Cálculo aproximado para una subvención de 15.000 € con memoria de actuación y cuenta justificativa simplificada: entre 25 y 35 horas de gestión administrativa repartidas a lo largo de la ejecución, más las horas del equipo técnico dedicadas a documentar cada actividad (asistencia, fotografías, listados firmados) que la justificación exige. Si la convocatoria requiere auditoría externa, hay que sumar entre 800 € y 2.000 € de honorarios de auditor, que en muchos casos no son gasto elegible.

Sobre errores de justificación, otra nota ya lo detalla: un reintegro por gasto no admitido no solo devuelve dinero, también obliga a devolver intereses de demora. El coste de justificar mal es mayor que el de justificar bien, y ambos hay que contarlos antes de presentarse, no después.

Las que no reconocen costes indirectos

Todo proyecto tiene una estructura que lo sostiene sin ser atribuible a una sola actividad: contabilidad, gestoría, parte de la coordinación, parte del alquiler de la sede, la persona que responde el teléfono. En proyectos con mucho peso de personal, esos costes indirectos rondan el 12-15% del presupuesto total.

Algunas convocatorias los admiten como una tasa fija (7% o 10% del coste directo, por ejemplo). Otras, especialmente convocatorias pequeñas o muy específicas, no admiten ningún porcentaje de estructura. En ese segundo caso, cada euro de coste indirecto real sale del patrimonio de la entidad, no de la subvención.

Criterio numérico: si la convocatoria no admite costes indirectos y la estructura de la entidad representa más del 10% del presupuesto del proyecto, ese porcentaje hay que restarlo del importe neto antes de decidir si compensa presentarse.

El cofinanciamiento que sale del bolsillo

El cofinanciamiento obligatorio es el porcentaje del coste total que la convocatoria exige que la entidad aporte de fuentes propias. En líneas autonómicas suele estar entre el 10% y el 20%. En fondos europeos puede llegar al 50%.

Ese porcentaje no es teórico: hay que tenerlo disponible en tesorería, generalmente antes de que llegue el primer pago de la subvención. Una entidad que necesita cofinanciar el 20% de un proyecto de 50.000 € tiene que disponer de 10.000 € líquidos que no vienen de la subvención, y disponerlos en el momento de ejecutar, no cuando cobre.

Criterio numérico: si el cofinanciamiento exigido supera el 15% del presupuesto y la entidad no tiene ese importe disponible sin tocar el fondo de maniobra destinado a otras actividades, la subvención compite por liquidez con el resto de la organización. Presentarse en ese caso traslada el riesgo de un proyecto a toda la entidad.

El desfase de cobro que obliga a adelantar dinero que no se tiene

Esto ya se ha tratado con detalle en la nota sobre tesorería defensiva: la Administración puede tardar entre 12 y 20 meses en pagar tras la justificación. Ese desfase no es un detalle de gestión, es una condición previa a evaluar antes de presentarse.

Una entidad tiene que preguntarse, con números concretos: ¿cuánto de este proyecto hay que financiar de caja propia mientras se espera el pago? Si la respuesta supera el fondo de maniobra disponible, la subvención obliga a pedir un préstamo, tirar de otras partidas o dejar de pagar a proveedores. El coste financiero de esa espera —intereses de una línea ICO, comisión de un anticipo con aval— hay que descontarlo del importe neto igual que se descuenta el coste de gestión.

Criterio numérico: si el importe a adelantar durante el desfase de cobro supera el equivalente a dos meses de gastos fijos de la entidad, conviene tener ya activado un mecanismo de cobertura (anticipo, línea de crédito) antes de presentarse, no después de que llegue la resolución.

El coste de oportunidad del equipo

Las horas que el equipo dedica a una convocatoria —desde la lectura de bases hasta el último informe de seguimiento— no se dedican a otra cosa. En entidades pequeñas, donde una sola persona lleva proyectos, captación y comunicación, ese coste de oportunidad es real y rara vez se contabiliza.

Si el importe neto de la subvención, una vez descontados gestión, cofinanciamiento y desfase, apenas cubre el salario de las horas dedicadas, la subvención no está financiando el proyecto: está financiando su propia gestión. Y mientras tanto, esas horas no se dedican a captar donantes individuales, que no exigen justificación ni cofinanciamiento ni esperan 18 meses para pagar.

Las que obligan a desviarse de la misión

Hay un último factor que no es económico pero que tiene coste igual: las convocatorias diseñadas para un perfil de entidad o proyecto distinto al propio, donde encajar exige forzar el diseño del programa —cambiar el grupo destinatario, añadir actividades que no aportan al objetivo real, reducir el ámbito territorial— solo para cumplir las bases.

Ese desvío tiene un coste que no aparece en ninguna hoja de cálculo: dilución de la misión, actividades que hay que sostener después aunque no formen parte de la estrategia, y un proyecto que en la memoria de resultados no se parece al que la entidad quería ejecutar. Cuando encajar en las bases exige un desvío significativo del diseño original, ese coste cuenta tanto como el económico.

El criterio de decisión, junto

Ninguno de estos cinco factores descarta una convocatoria por sí solo. La decisión razonable de no presentarse aparece cuando dos o más coinciden:

1. El coste de justificación (no solo de solicitud) supera el 15-20% del importe bruto
2. La convocatoria no reconoce costes indirectos y la estructura de la entidad supera el 10% del presupuesto
3. El cofinanciamiento obligatorio supera el 15% y no hay liquidez propia para cubrirlo sin afectar a otras partidas
4. El desfase de cobro obliga a adelantar más de dos meses de gastos fijos sin mecanismo de cobertura activado
5. Encajar en las bases exige un desvío significativo del proyecto original

Con uno de estos factores, la convocatoria pide prudencia. Con dos o más, la aritmética suele decir que no compensa, aunque el importe bruto parezca generoso y aunque el proyecto encaje sobre el papel.

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El diagnóstico previo del Copiloto de Subvenciones no solo evalúa si una convocatoria encaja con el proyecto: también estima estos cinco factores antes de decidir si presentarse. A veces el mejor servicio que puede prestar un diagnóstico es decir que no merece la pena, y ahorrar así las horas que se habrían gastado en un expediente que nunca iba a dejar nada.