Una subvención no es tuya cuando te la conceden: es tuya cuando la justificas. Hasta entonces es dinero que el financiador puede reclamar, con intereses, si el expediente no demuestra que se gastó en lo que dijiste y dentro del plazo.
Ninguna de estas cinco tiene que ver con hacer mal el proyecto. El proyecto puede haber salido perfecto y aun así perderse el dinero, porque la justificación va de demostrar, no de haber hecho.
El gasto está fuera del periodo elegible
La factura es de octubre y el periodo de ejecución terminó en septiembre. O la factura entra en plazo pero el pago sale después del límite de justificación. Fecha de factura y fecha de pago se miran por separado, y las dos tienen que caer donde deben.
La nómina no tiene soporte horario
Se imputa un porcentaje de la jornada de una persona sin ningún parte de dedicación que lo acredite. El gasto existe y es real, pero no se puede demostrar qué parte corresponde a este proyecto, así que no se reconoce.
La partida se ha pasado de su límite
Las bases fijaban un tope de costes indirectos o de gastos de gestión y se ha superado. O se ha movido dinero entre partidas por encima del margen que permitía la convocatoria, sin pedir autorización antes.
Falta el justificante de pago
Hay factura, pero no el movimiento bancario que demuestre que se pagó. Los pagos agrupados en una sola transferencia y los pagos en efectivo por encima del límite legal son los dos casos que más se atascan.
No se contestó al requerimiento a tiempo
Llega un requerimiento de subsanación con diez días hábiles, cae en agosto o entre convocatorias, y nadie lo abre. Es la forma más evitable de perder una subvención ya concedida.
Para la entidad que ya tiene la subvención concedida y no sabe si va bien.
Revisamos la resolución de concesión, las bases y el gasto ejecutado hasta hoy. Entregamos un informe con semáforo por partida: qué está correcto, qué es recuperable si se actúa ahora y qué ya no se puede salvar. Es el punto de entrada natural y el que suele ahorrar más dinero, porque llega a tiempo.
Para cerrar el proyecto y presentar la justificación en plazo.
Memoria económica, relación clasificada de gastos, facturas y justificantes de pago, imputación de nóminas y costes indirectos, desviaciones frente al presupuesto aprobado y otros ingresos que financian la actividad. Todo ordenado en un expediente que se entiende sin tener que preguntar nada.
Para la entidad que gestiona varios proyectos a la vez y no quiere volver a pasar por esto.
Seguimiento económico mes a mes mientras se gasta: control del presupuesto ejecutado, aviso cuando una partida se acerca a su límite, revisión de los justificantes según entran. La justificación deja de ser un sobresalto anual y pasa a estar hecha el día que termina el proyecto.
Para cuando el expediente ya está abierto.
Respuesta a requerimientos de subsanación, alegaciones frente a una propuesta de minoración y acompañamiento en un procedimiento de reintegro. Cuanto antes entremos, más margen hay: los plazos de estos trámites son cortos y no se prorrogan.
El presupuesto depende del importe concedido y de la modalidad de justificación que exija la convocatoria, porque no cuesta lo mismo una cuenta justificativa simplificada que una con informe de auditor. Lo cerramos después de mirar la resolución, no antes.
Eso es la trazabilidad, y es todo el secreto. Cada euro del proyecto tiene que poder recorrer esta cadena sin saltarse ningún eslabón. Donde se rompe, aparece la incidencia.
Presupuesto aprobado
Lo que el financiador autorizó gastar, partida por partida.
Partida
En cuál de ellas entra este gasto, y cuánto queda disponible.
Factura
A nombre de la entidad, con todos los requisitos formales y dentro del periodo.
Pago
Hecho antes del fin del plazo, por un medio que deje rastro.
Movimiento bancario
El apunte concreto del extracto que corresponde a ese pago.
Para que esa cadena exista hace falta contabilidad separada del proyecto, o al menos una identificación contable que permita aislarlo. Si la entidad no la tiene, se monta: es parte del trabajo y está en administración y finanzas.
No firmamos auditorías. Cuando la convocatoria exige informe de auditor, lo firma un auditor inscrito en el ROAC, que por ley debe ser independiente de quien lleva la contabilidad. Nosotros preparamos el expediente, hacemos la revisión previa y atendemos al auditor en nombre de la entidad.
No prometemos que no habrá incidencias. Nadie puede prometer eso, y desconfía de quien lo haga. Lo que sí se puede hacer es que no haya sorpresas: saber desde el principio qué gasto va a dar problema y decidir a tiempo qué hacer con él.
La justificación es la última fase de un ciclo que empieza mucho antes. Si todavía estás en las anteriores:
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